Toda a sua operação deve se perguntar se está preparada para uma pandemia após o surto de coronavírus (COVID-19).
O surto mundial em curso de doença por coronavírus (COVID-19), que se originou em Wuhan, China, em dezembro de 2019, continua ganhando as manchetes. Em meados de março de 2020, mais de 700.000 casos foram confirmados. A Organização Mundial da Saúde (OMS) declarou o surto uma emergência de saúde pública de interesse internacional, e as autoridades de saúde continuam trabalhando para conter a propagação da doença.
Como em outras crises, as organizações precisam avaliar o impacto potencial em suas operações e se preparar para lidar com uma pandemia. “Ao analisar a ameaça representada pelo COVID-19, ainda existem muitas incertezas”, diz Mark Womble, diretor da consultoria de crise e segurança da Control Risks, uma consultoria internacional de riscos de negócios.
O que é certo, no entanto, é que o mundo mudou de várias maneiras importantes desde surtos anteriores, principalmente o SARS em 2003.
Por um lado, "nos tornamos significativamente mais interconectados", diz Womble. Cadeias globais de suprimentos são a norma, com a China desempenhando um papel fundamental.
Essa interconexão aumentada aumenta o risco de uma pandemia, e aumenta o potencial de sérios distúrbios nos negócios se as cadeias de suprimentos e as viagens tiverem que ser reduzidas.
Enquanto os líderes empresariais em 2003 provavelmente expressariam frustração com a falta de informações, "os líderes de hoje são encarregados de destilar o que às vezes pode parecer uma "mangueira de incêndio" esmagadora de informações.
Hoje o grande desafio das informações é garantir uma maneira mais precisa sobre o fornecimento, verificação e confirmação de informações factuais para basear o desafio, tomar decisões e depois se comunicar com funcionários, fornecedores, cadeias de suprimentos e o seu público alvo.
Com isso em mente, considere essas práticas recomendadas para o planejamento corporativo sobre pandemia do ponto de vista da segurança.
1. Comece a se preparar para uma pandemia precocemente
As organizações desde o início devem revisar seus planos existentes de continuidade de negócios, gerenciamento de emergências e comunicação de riscos. Isso inclui avaliar os impactos de uma redução temporária da força de trabalho ou de um número acima da média de funcionários trabalhando remotamente.
Avalie riscos e vulnerabilidades dos sistemas físicos e virtuais a partir de uma redução na equipe, internamente e entre as principais interdependências organizacionais. Comunique-se com antecedência e regularidade, pois os vazios de informações geralmente são preenchidos com informações incorretas.
2. Estabeleça uma "linha de base inteligente"
Determine em quais fontes confiáveis de informação você confiará, e disponibilize isso aos seus colaboradores. Bons exemplos incluem a OMS, os Centros de Controle de Doenças ou um fornecedor de resposta médica contratado.
Aproveitando essas fontes, as empresas podem entender o que deve ser feito mais rapidamente. “Concentre sua campanha de conscientização nessas fontes”, diz Womble. A adesão a fontes selecionadas permite realizar análises de tendências sobre como a situação está evoluindo.
3. Identifique gatilhos, tolerâncias e respostas a riscos
Todas as crises são fluidas, mas os problemas médicos emergentes tendem a ser ainda mais. "Uma matriz de escalonamento baseada em gatilhos pode ser uma ferramenta incrivelmente poderosa para ajudá-lo a responder com mais confiança", diz Womble.
Quando novas informações são recebidas, é importante validá-las o mais rápido possível e discernir quais planos de escalação ou outras árvores de decisão pré-avaliadas precisam ser recalibradas.
"Aceite que os 'fatos' como você os conhecem provavelmente mudem", diz Womble. Esteja preparado para reavaliar suas suposições em relação aos fatos e, em seguida, ajustar seus planos de ação com base em novas informações ou tendências.
4. Garanta uma resposta coordenada
As organizações devem garantir uma resposta forte e coordenada que integre a equipe de segurança cibernética, gerenciamento de emergências e comunicação de riscos.
Utilize o centro de operações de emergência da sua organização, se você tiver um estabelecido.
Garanta comunicações consistentes e frequentes com sua equipe e partes interessadas externas. Além disso, as empresas devem colaborar com organizações estaduais e locais de saúde pública sempre que possivel.
5. Pense globalmente
O termo pandemia refere-se a uma doença que se espalhou por uma grande região, como múltiplos continentes.
Ao avaliar riscos de segurança ou preparar planos de continuidade de negócios, as empresas precisam estar preparadas para possíveis impactos em escala mundial. "Garanta que todos os planos tenham em conta os aspectos mundiais de seus negócios, incluindo a cadeia de suprimentos, clientes e prestadores de serviços", diz Pete Lindstrom, vice-presidente de estratégias de segurança da empresa de pesquisa International Data Corp. (IDC).
Algo como um coronavírus não é como um desastre natural que pode ser geograficamente isolado. Lembre-se de que muitos fornecedores e parceiros de negócios estão em diferentes partes do mundo.
Entre em contato com os parceiros de negócios - especialmente a cadeia de suprimentos - para confirmar os pedidos, remessas, recibos, pagamentos etc.
6. Teste de estresse da capacidade de trabalho remoto
As estimativas do impacto máximo do COVID-19 variam amplamente e provavelmente continuarão a variar por algum tempo. O que está claro é que os impactos nos negócios não desaparecerão tão cedo e podem aumentar antes que eles comecem a se dissipar. Esteja preparado.
O trabalho remoto - seja por opção ou por necessidade - provavelmente terá um papel significativo no planejamento da continuidade de negócios. Teste de estresse em todas as partes da sua infraestrutura agora.
Um backbone de TI destinado a apoiar remotamente talvez 10% a 20% da força de trabalho pode enfrentar o peso do desafio atual. "Quanto mais cedo você entender os pontos fracos do seu sistema, mais tempo terá para solucionar problemas ou priorizar quem deve ter acesso aos seus sistemas", diz Womble.
7. Seja transparente ao compartilhar atualizações
Mesmo o melhor plano de continuidade de negócios provavelmente será desafiado de forma significativa, sem funcionários dedicados dispostos e capazes de ir além das responsabilidades normais para ajudar a enfrentar os desafios únicos que uma crise médica pode representar.
"Garanta que os esforços desses funcionários sejam reconhecidos e apreciados", diz Womble. Ao remover ou reduzir o fardo de seus funcionários de filtrar uma montanha avassaladora e contraditória de dados, você permite que eles se concentrem em seus papéis e os liberem para ajudar a enfrentar os desafios da organização.
As empresas têm o dever de cuidar de seus funcionários, além de uma responsabilidade mais ampla com seus parceiros de negócios e comunidades.
Por outro lado, qualquer crise é uma oportunidade, e as organizações raramente terão uma oportunidade melhor de construir confiança e provar a si mesmas que no meio de uma crise que afeta diretamente os indivíduos os resultados dos negócios podem ser favoráveis se estiver bem estruturado com o plano de segurança.