Um dos grandes desafios do setor de tecnologia é lidar com a velocidade em que surgem as inovações, que sempre demandam estruturas mais robustas e suporte especializado. Por esse motivo, é cada vez maior a quantidade de empresas que, ao invés de comprar, optam pela locação de equipamentos de TI. O principal intuito é justamente evitar custos elevados com aquisição e manutenção.
A proposta deste artigo é explicar melhor como funciona o aluguel de equipamentos, apontando seus principais benefícios. Além disso, abordaremos aqui a necessidade de fazer um bom planejamento para avaliar a viabilidade desse modelo para os projetos da sua empresa. Confira!
Benefícios de alugar ao invés de comprar
Muitos especialistas em TI passaram a recomendar a locação de equipamentos, fundamentando-se em uma série de vantagens que esse modelo de negócio proporciona. Veja alguns deles:
Suporte técnico
O contrato de locação já prevê a disponibilidade de um time de suporte, que entrará em ação caso ocorra qualquer tipo de problema com os equipamentos. Com isso, a equipe interna estará livre para cuidar de outras demandas, aumentando a produtividade do departamento.
Os técnicos atenderão o chamado rapidamente e, caso seja constatado que o equipamento está inutilizado, a troca ocorrerá de imediato. Dessa forma, sua empresa evitará a ociosidade e o desperdício de recursos.
Manutenção preventiva e atualização
Além de oferecer respostas rápidas em situações emergenciais, o modelo de locação também ajuda a prevenir problemas futuros. Haverá um acompanhamento constante das condições de cada equipamento, providenciando peças sobressalentes sempre que necessário.
Outro aspecto importante a ser observado é a troca de itens obsoletos. As organizações dificilmente conseguem utilizar os mesmos equipamentos por mais de 2 anos sem que isso resulte em perda de produtividade. A locação proporcionará atualizações mais frequentes de máquinas e softwares.
Softwares legalizados
O uso de softwares piratas é um risco altíssimo para as empresas. Além da evidente falta de suporte dos desenvolvedores, sua empresa estará sujeita à multas pesadíssimas, caso seja descoberta. Optar pela locação é a garantia de sempre utilizar softwares oficiais, que oferecem atualizações constantes, apoio especializado e mais efetividade para as políticas de segurança da informação.
Economia de capital com ativos imobilizados
A classificação dos equipamentos de TI alugados nos livros contábeis da empresa é diferente dos ativos próprios. Eles entram no balanço financeiro como parte de um serviço contratado, influenciando positivamente seus resultados. A consequência disso é que haverá maior disponibilidade de capital, facilitando a distribuição de recursos em outros setores e beneficiando toda a empresa.
Controle financeiro mais eficiente
Mensurar todos os custos relacionados com a aquisição e manutenção dos equipamentos de TI é uma tarefa complexa. As despesas com equipamentos próprios vão muito além do valor gasto na compra. Com a locação, tudo isso termina resumido apenas à fatura do serviço, facilitando a gestão financeira.
Planejamento dos custos de locação
Como o setor de TI dá sustentação às demais atividades de uma empresa, é evidente que qualquer grande alteração em seu funcionamento precisa ser muito bem pensada. Se você está pensando em investir na locação de equipamentos de TI, é necessário fazer uma análise criteriosa dos custos. A seguir, apresentamos alguns passos para fazer isso.
Entenda o cenário atual
Antes de saber quanto deve gastar em TI, é essencial ter plena consciência da situação da sua empresa. Ela já está bem estabelecida no mercado ou ainda luta para ganhar seu espaço? Em empresas que ainda estão iniciando, o maior volume de gastos deve ser direcionado ao capital humano, com a contratação e capacitação de profissionais que executem a atividade principal com máxima eficiência.
Nesses casos, a locação de equipamentos e terceirização de atividades realmente faz sentido. O mesmo vale para empresas em que a tarefa principal demanda maquinário de alta complexidade. Vale a pena economizar recursos alugando equipamentos de TI para poder investir mais em máquinas para o setor de produção.
Estabelecer uma meta
Depois de saber o ponto em que sua empresa está, é importante entender onde ela quer chegar. Os investimentos em TI devem estar alinhados com a estratégia que a empresa pretende adotar a longo prazo. Essa é única maneira de garantir que seus projetos realmente atendam aos interesses corporativos.
As especificidades de cada projeto na área de TI influenciam a quantidade e complexidade dos equipamentos a serem adquiridos ou alugados, gerando impacto nos custos. Se o risco é alto e há muita incerteza em relação ao retorno, a opção pela locação torna-se mais interessante, pois evita que a empresa termine com um grande volume de bens sem utilidade no futuro.
Fazer estimativas detalhadas
É evidente que toda tomada de decisão precisa ser sustentada por dados detalhados. Por isso, faça estimativas precisas e comparações entre custos mensais relacionados à compra e locação. Vale lembrar que, no caso da compra, deve-se considerar despesas futuras com manutenção e reparos, além da tendência de cada equipamento tornar-se obsoleto, exigindo substituições.
No caso do aluguel, considere os gastos com as prestações, o período de duração do projeto e os serviços adicionais oferecidos pelo fornecedor. Se os equipamentos serão necessários por pouco tempo, a locação certamente trará mais vantagens que a compra.
Ao longo deste artigo, vimos que a locação de equipamentos de TI apresenta-se como uma opção viável e vantajosa. Ela evita desperdício de recursos, facilita a gestão financeira e proporciona redução de despesas no longo prazo. Os ganhos de produtividade são garantidos pelos serviços de manutenção preventiva, utilização de softwares legalizados e atuação rápida em emergências.
Para que todos esses benefícios sejam sentidos, a opção pelo aluguel ao invés da compra precisa ser fundamentada por uma avaliação profunda das necessidades de cada projeto executado pelo departamento de TI. A definição de metas claras e alinhadas com as demandas dos demais setores é o que garante um retorno satisfatório.
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