Política de TI: descubra os pontos positivos e como elaborar!

Tem interesse no assunto e quer descobrir como resolver transtornos atuais e futuros? Então, fique atento às valiosas informações deste artigo.

 

O que é uma política de TI?

Uma política é, basicamente, um conjunto de regras e práticas que determina a melhor maneira de utilizar certas ferramentas. No caso de TI, trata-se de restrições sobre a utilização dos sistemas internos, com o objetivo de otimizar o departamento e evitar transtornos operacionais.

 

Esse conceito é bastante amplo e compreende diversas frentes. O foco, no geral, é orientar todos os envolvidos em um contexto empresarial e assegurar que todos saibam o que devem fazer. Assim, é possível cooperar para que tudo continue funcionando normalmente no dia a dia.

 

Uma boa política de TI inclui definições com relação à segurança de dados, regras/diretrizes de uso dos computadores da empresa e utilização de dados de clientes, funcionários e parceiros. Além disso, define padrões de tecnologia e recursos que serão usados, permissão para uso dos sistemas, licenciamento dos ativos, questões como suporte e manutenção, e atualização dos equipamentos.

 

Quais são os pontos positivos?

A seguir, veremos as maiores vantagens de adotar uma política de TI na empresa.

 

Gerenciamento de riscos

Com uma política bem estruturada, a companhia consegue administrar melhor os riscos à segurança. Isso inclui conhecer as possíveis ameaças, trabalhar em ações de prevenção e estabelecer planos de contingência. Assim, dá para recuperar as operações em caso de incidentes e combater os transtornos antes que eles piorem.

 

Segurança

Essa política também é fundamental para otimizar a segurança, aperfeiçoando os seus principais pilares:

• confidencialidade — que garante que os dados sejam acessados somente por membros capacitados;
• disponibilidade — que assegura que as informações estejam sempre seguras e prontas para uso;
• integridade — que indica que os dados devem estar limpos e claros, sem nenhum problema.

 

Transparência

Dispor de uma política de TI é ainda uma ótima forma de aumentar a transparência nos processos internos. Isso porque esse conjunto de regras e definições ajuda a esclarecer como os membros devem proceder, além do direcionamento que a empresa pretende seguir para organizar o setor de TI. Uma vez que tudo é mais fácil de entender, os colaboradores contribuem mais para o crescimento.

 

Produtividade

Há também um aumento de produtividade e uma melhoria na agilidade operacional, como um todo. Como as políticas eliminam gargalos de comunicação e buscam aprimorar o uso da TI, para que tudo funcione como o esperado, a tecnologia passa a auxiliar os processos internos e permitir que os membros trabalhem mais, sendo capazes de suprir demandas maiores.

 

Menos problemas operacionais

Por fim, esse planejamento é crucial para solucionar questões técnicas desajustadas e otimizar o uso diário das tecnologias. Afinal, sem problemas e dores de cabeça, os funcionários conseguem focar em questões mais estratégicas do negócio.

 

O que não pode faltar em uma política de TI?

As políticas de tecnologia da informação são descritas, normalmente, em um documento que traz as normas, as regras, os métodos e os procedimentos que todos os colaboradores precisam seguir. Além disso, existem certas normatizações importantes que se deve ter em mente. Vejamos quais são elas!

 

Responsabilidades da área de Tecnologia da Informação

Organizar a logística de TI da empresa, instalar softwares, configurar os equipamentos e implementar todos os controles para cumprir os requerimentos de segurança é um passo essencial para que o documento criado tenha, de fato, funcionalidade no dia a dia da companhia.

 

Responsabilidades dos funcionários

Nesse caso, estamos falando dos limites de uso dos recursos de TI do empreendimento, bem como das responsabilizações nos casos de uso inadequado. Aqui, é possível inserir regramentos quanto à impossibilidade de utilização de informações sobre websites de acesso proibido, dispositivos externos em equipamentos corporativos, indicações de preservação do maquinário da empresa, e muito mais.

 

Tecnologias de defesa

Criptografia, firewall, monitoramento de rede, backups, controles de acesso, auditorias — esses são apenas alguns dos mecanismos mais usados nas companhias de sucesso atualmente, para controlar dados sigilosos. E tudo isso precisa ser descrito em um documento de segurança da informação.

 

Acesso a dados

Para esse passo, é necessário atentar em três pontos relevantes:

• quem acessa? — delimitar as pessoas de determinadas funções ou os cargos que podem ter acesso aos dados. Isso assegura, por exemplo, que um vendedor ou um gestor de RH sempre tenha acesso à mesma quantidade de informações necessárias para executar suas atividades rotineiras;
• como acessa? — definir a partir de quais dispositivos ou sistemas uma pessoa vai poder ter acesso aos dados. As pessoas podem utilizar um smartphone para ter acesso aos seus e-mails, por exemplo? E às informações de funcionários ou clientes?
• quando acessa? — decidir se o funcionário da empresa pode acessar as informações fora do expediente de trabalho. Isso ajuda a determinar quais tipos de controle os sistemas devem estabelecer para evitar que dados confidenciais, secretos ou de uso interno fiquem expostos, ou se percam.

 

Consequências referentes à violação de normas

A política de segurança da informação determina direitos e responsabilidades para os colaboradores que consomem qualquer informação do empreendimento. Além disso, porém, ela deve declarar quais são as principais consequências quando certas diretrizes forem violadas. Tais consequências podem variar, desde advertências até demissão por justa causa.

 

Como implementar uma política de TI?

O primeiro passo para começar a organização de TI é identificar as dificuldades e deficiências existentes. Afinal, com essa etapa é possível direcionar os esforços para os pontos falhos. Em seguida, é interessante elaborar as principais normas, tendo em vista o que já foi mapeado e as informações do primeiro tópico.

 

Depois desses passos iniciais, a empresa deve treinar os seus colaboradores e comunicar a eles os pontos relevantes acerca das diretrizes. O sucesso dessa estratégia consiste no entendimento e na aplicação por parte dos membros, então, a companhia pode trabalhar na atualização dos principais pontos, com o monitoramento dos resultados e o ajuste do que for necessário.

 

Em suma, para criar a política da sua empresa o mais indicado é seguir as etapas a seguir:

• diagnóstico preliminar;
• identificação das deficiências;
• aprovação;
• elaboração do comitê;
• aprovação do RH;
• treinamento;
• atualizações;
• monitoramento;
• novas tecnologias;
• conscientização.

 

Quais tipos de empresas mais necessitam de uma política de TI?

A resposta para essa questão, na verdade, é bastante simples: todas as empresas que utilizam diariamente e-mail, computadores, softwares e internet precisam ter políticas de TI em vigor. Há muitas razões para isso, mas podemos citar duas principais:

• os colaboradores sabem o que é exigido e esperado deles ao utilizar a tecnologia fornecida pelo seu empregador;
• a companhia se protege com políticas para poder lidar com uso pessoal de e-mail e de internet, por exemplo.

 

Por fim, é importante ressaltar que uma consultoria especializada pode auxiliar você com a criação e a implementação dessa política, de maneira eficiente. É preciso, no entanto, se certificar de contratar uma empresa especializada em consultoria, gerência e implementação de projetos, com muita experiência no mercado.

 

A Xtech Solutions é um bom exemplo, pois tem compromisso total com o cliente e com a solução ideal de que ele necessita. Sem dúvida, é uma empresa que vai ouvir atentamente suas necessidades e desejos, buscando sempre encontrar a solução tecnológica que, realmente, se encaixa no seu caso.

 

Como vimos, estabelecer e aplicar uma política de TI é um ótimo modo de garantir o uso adequado das tecnologias disponíveis a todos os funcionários. E, levando em conta o seu papel estratégico nos negócios, é imprescindível contar com auxílio profissional para que isso seja fixado com cuidado. Assim, os gestores são capazes de eliminar gargalos de comunicação e alinhar o trabalho aos objetivos, garantindo segurança, proteção e transparência.

 

E aí, gostou de conhecer os pontos positivos da política de TI? Então, não perca mais tempo e entre em contato conosco para conferir como podemos te ajudar a implementá-la!