Quer soluções práticas de como reduzir custos operacionais? Veja aqui!

 

Custos elevados são grandes entraves para o desenvolvimento de uma empresa, porque limitam a capacidade de investimento, reduzem o potencial de obter lucros e impactam sua competitividade frente aos concorrentes. Em um cenário de crise, saber como reduzir custos operacionais pode garantir a sobrevivência de um negócio. 

 

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Neste artigo vamos dar algumas dicas práticas para reduzir os gastos operacionais da sua empresa. Reunimos uma série de recomendações capazes de preservar a saúde financeira da organização nos momentos mais difíceis e garantir sua sustentabilidade no longo prazo. Confira! 

 

Defina metas de custos

Todo gestor sabe que, antes de agir, é necessário saber onde queremos chegar. Por isso, estabelecer metas é uma obrigação de quem deseja reduzir custos. Antes de tudo, faça um levantamento sobre a situação atual do setor ou da empresa, porque é com base nele que você conseguirá avaliar a eficácia das suas ações no futuro.

Com dados detalhados em mãos, estipule as metas que servirão como guia para os planos de ação. Elas precisam ser ambiciosas para tirar sua equipe da zona de conforto, mas cuidado com os exageros, porque objetivos pouco realistas podem derrubar a motivação. A meta de custos deve sempre estar alinhada com os objetivos estratégicos da organização.

Depois de planejar, é hora de colocar em prática. A execução de todas as tarefas deve ser acompanhada de perto por meio de indicadores de desempenho adequados. Essa é a única forma de identificar eventuais falhas e corrigir o rumo quando algo inesperado acontecer.

 

Ouça os funcionários

Uma das primeiras coisas a fazer para reduzir custos é ouvir o que os colaboradores têm a dizer, afinal, são eles que executam os processos da empresa diariamente. Eles sabem melhor do que ninguém os aspectos do fluxo de trabalho que mais atrapalham a produtividade e têm uma boa noção do que pode ser alterado ou não. Portanto, são capazes de oferecer sugestões muito úteis. 

Reúna sua equipe e explique os objetivos com clareza. Depois de listar todos os pontos de melhoria, será mais fácil avaliar o que deve ser mantido, substituído por opções mais baratas ou simplesmente cortado. Na área de TI, por exemplo, deve-se analisar se os sistemas e equipamentos atuais atendem às necessidades do cotidiano e se há como melhorar determinados processos.

Além das possibilidades de redução de custos, dar espaço para o feedback dos funcionários é um fator motivador. Ao se sentirem parte do processo, a tendência é que eles tenham um engajamento maior, aumentando as chances de sucesso.

 

Elimine desperdícios

As causas do desperdício são difíceis de identificar e corrigir, pois se escondem em atividades que parecem banais. Algumas só serão eliminadas quando cada funcionário estiver consciente de sua responsabilidade e atuar para prevenir perdas. Apagar a luz ao sair de um ambiente, fechar torneiras e ser cuidadoso com os materiais de trabalho são atitudes simples que fazem diferença.

Mas é claro que a redução de desperdícios também é feita por meio de reformulações nos processos e trocas de equipamentos. Estruturas físicas obsoletas e ineficientes costumam resultar em gastos adicionais com manutenção, além de sacrificar a produtividade. 

No caso da área de TI, substituir servidores antigos por modelos mais potentes pode impactar positivamente no desempenho de todos os setores, bem como o uso de softwares atualizados. Transferir determinados serviços para a nuvem também é vantajoso financeiramente e ainda aumenta os níveis de segurança da informação.

 

 

Reveja fornecedores

Em momentos de crise, saber procurar fornecedores mais baratos para determinados materiais é importantíssimo. Porém, isso não significa utilizar itens de qualidade duvidosa. Tudo deve ser feito com bastante cautela para não afetar a performance. Renegociar os contratos com os fornecedores atuais é uma alternativa interessante, afinal, eles não querem perder vendas.

Vale a pena reavaliar os procedimentos de compra ou locação de equipamentos de TI, buscando condições de pagamento mais vantajosas, descontos para pagamento à vista ou taxas mais atraentes. É um trabalho que exige paciência, mas dá um bom retorno.

 

Treine sua equipe

Muitas empresas pecam por não investir na capacitação dos funcionários, acreditando que os profissionais se desenvolverão naturalmente enquanto praticam suas atividades cotidianas. O problema é que a falta de treinamentos pode fazer com que os colaboradores percam tempo com atividades desnecessárias ou cometam erros que poderiam ser evitados, elevando os custos.

Treinamentos constantes garantem mais eficácia na execução das tarefas e aumentam a produtividade. Além disso, a tendência é que os funcionários sintam-se mais motivados com as oportunidades de aprendizado, algo que interfere positivamente no clima organizacional e pode reduzir a rotatividade. Tudo isso terá impacto sobre os custos da empresa.

 

Adote sistemas de gestão

Saber como reduzir custos operacionais depende de processos bem administrados, controles internos precisos, comunicação adequada e investimento constante em desenvolvimento. Utilizar sistemas integrados de gestão e infraestruturas modernas tornam todo esse trabalho mais fácil, pois são capazes de automatizar tarefas repetitivas e fazer com que os processos sejam mais ágeis.

O benefício mais óbvio dessas ferramentas é a economia de tempo, mas a empresa também é beneficiada pela redução de erros que causariam retrabalho. Além disso, surge a possibilidade de deslocar colaboradores para funções mais relevantes, elevando ainda mais os níveis de produtividade.

 

Avalie a terceirização de serviços

Alguns serviços não precisam necessariamente ser realizados pela sua empresa. Há uma série de atividades que podem ser repassadas para consultorias de TI e profissionais terceirizados, permitindo que sua equipe tenha foco nas funções vitais do negócio. Certamente, essa é uma solução com excelente custo-benefício.

Uma empresa terceirizada consegue suprir necessidades urgentes rapidamente, promovendo a troca de equipamentos defeituosos, garantindo manutenção preventiva e oferecendo profissionais treinados sempre que necessário. 

Ao aplicar as dicas apresentadas aqui, sua empresa estará melhor preparada para lidar com momentos de instabilidade econômica e ainda conseguirá economizar recursos importantes ao longo do tempo. Uma boa gestão de custos garante um orçamento mais flexível, abrindo espaço para investimentos em TI que podem colocar a empresa um passo à frente de seus concorrentes.

 

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